إن فهم لعبة الأرقام في عالم المطاعم والمقاهي من البديهيات التي يجب عليك إتقانها ولو بالحد الأدنى. لأن فهم إيراداتك ونفقاتك وتدفقاتك المالية ينقل مطعمك للمرحلة القادمة من الرحلة، لكن ماذا لو كان فهمك للموضوع غير كاف؟
بصفتك صاحب مطعم أنت بحاجة لمعرفة إلى أين يتجه مطعمك ونقصد هنا وضعك المالي. وقبل أن ننصحك بتوظيف محاسب بدوام كامل أو جزئي دعنا نتعرّف على أهمية المحاسبة في هذا القطاع.
جدول المحتويات
ما هي المحاسبة؟
تتمثل المحاسبة في جمع البيانات المالية وتفسيرها وتصنيفها وتحليلها والإبلاغ عنها. وأعلى درجة من مسك الدفاتر، والتي يسجل فيها فقط المعاملات المالية للشركة.
هي أيضًا عملية إعداد البيانات المالية لكيان تجاري والإبلاغ عنها. وهذا يشمل إبلاغ البيانات المالية مثل بيانات الدخل والميزانيات العمومية والتدفق النقدي. على الرغم من أن العملية هي نفسها تقريبًا في العديد من الصناعات، إلا أنها مختلفة تمامًا في صناعة المطاعم.
تتضمن محاسبة المطاعم جمع المعلومات المالية للمطاعم وتفسيرها وتحليلها. وهذا يشمل إيرادات المطعم والتدفق النقدي ومستويات المخزون وبيانات الدخل. وتسمح هذه العملية لأصحاب المطاعم ومدراء التشغيل بتوثيق جميع المعاملات المالية وتحديد مدى جودة أدائها.
أهمية وجود محاسب في مطعمك
تسمح لك المحاسبة في مطعمك بمعرفة جميع المعلومات المالية التي تتنبأ بناءً عليها بمستقبل مطعمك. ولنرى الآن ماذا يوفر عليك وجود محاسب في منشأتك:
تحسين الإدارة المالية
إذا كنت تدير مطعمًا فأنت بحاجة إلى طريقة لحساب رواتب الموظفين، وتسجيل المبيعات ومراقبة إجمالي المعاملات، وتحليل أداء مطعمك والكثير… كل هذا في غياب محاسب بارع يودي بمطعمك في واد سحيق.
لكي تدير عملاً ناجحًا في مجال المطاعم، فأنت بحاجة إلى بيانات وتقارير وسجلات وتحليلات ومعلومات دقيقة حول أموالك. وبحاجة إلى معرفة مقدار ما لديك من أصول، والتزامات، ومقدار الربح الذي يحققه عملك.
ووجود محاسب يسمح لك بالحصول على صورة واضحة لكل هذا وإدارة عملك بطريقة أفضل فالمحاسبة تتضمن:
- تخطيط الأعمال.
- إعداد الميزانية.
- تتبع وإدارة تكلفة البضائع المباعة.
- تتبع وإدارة تكاليف العمالة.
- كشف رواتب.
- إعداد تقارير المبيعات اليومية.
- إعداد البيانات المالية.
نظرة أعمق لمواردك المالية
تعطيك المعلومات المحاسبية تقارير مفصلة عن وضعك المالي الراهن وإلى أين يتجه. وهذا يبقيك على اطلاع بكل المستجدات وما عليك فعله، ويمنحك القدرة على اتخاذ القرارات وبناء إستراتيجيات ذات نتائج أكبر.
مع المحاسبة يمكنك معرفة متى ترتفع أرباحك ومتى تنخفض لتتابع الأسباب المتحكمة والمؤثرة في ذلك، وأخذ قرارات حيال ذلك كله.
كما توضح الأعمال المحاسبية أين يذهب مالك، سواءً بالنسبة للعمالة أو بالنسبة للمخزون والمنتجات، والتسويق… ستعرف كل ريال إلى أين يذهب، وهل كان لذلك داع أم أنها مصروفات ترهق كاهل مطعمك لا أكثر ولا أقل.
إضافة إلى كل ذلك، يعينك المحاسب على معرفة أصولك والتزاماتك وما إن كان مطعمك يربح أو يخسر أو أنّ هناك علامات أو أعلام حمراء ترفرف أن هناك خطر ما محدق بأرباحك ومطعمك.
تتبّع التدفق النقدي
تسمح الممارسات المحاسبية الجيدة بتتبع التدفقات النقدية بشكل أفضل لأصحاب المطاعم ومدراء التشغيل بتتبع التدفقات النقدية لأعمالهم وتسجيل المعاملات. وهذا عامل حاسم في الحصول على فهم دقيق لكيفية كسب المطعم للمال وإنفاقه والتدفق الدقيق له داخل وخارج العمل.
باستخدام مثل هذه المعلومات، يمكنك تخطيط وتخصيص الموارد لأقسام محددة من عملك للتأكد من أنها تعمل بكفاءة. كما يوضح بيان التدفق النقدي مصادر أموال مطعمك وكيف أنفقت خلال فترة زمنية معينة.
نظرًا لأن هذا البيان لا يتضمن أي عناصر غير نقدية، فإنه يعطي انطباعًا واضحًا عن الصحة المالية لعملك. ويساهم أيضًا في فهم الفرق بين امتلاك النقود على الورق وامتلاك نقود في حساباتك التجارية. هذه المعلومات مهمة في التخطيط والتنبؤ باحتياجات مطعمك.
التحكم في التكاليف الأولية
التكاليف الأولية تمثل المبلغ الإجمالي لتكلفة البضائع المباعة أو المخزون وتكاليف العمالة الخاصة بك. هذه هي التكلفة المتكبدة لضمان حصولك على المنتجات والخدمات اللازمة لتشغيل مطعمك، ويعد التحكم في هذه التكاليف أمرًا بالغ الأهمية في الحفاظ على أرباح عملك.
التكلفة الأولية هي ما يوجهك في إدارة الإيرادات اليومية لمطعمك لتحقيق هامش ربح جيد، وتعينك محاسبة المطاعم على تحليل التكاليف الرئيسية لتحديد المبلغ الذي ستفرضه على خدماتك لتحقيق ربح. كما يعينك على حساب مبلغ المال الذي يمكنك إنفاقه في إدارة عملك دون المساومة عليه.
تتبّع المخزون
يعينك المحاسب على تتبع المخزون بشكل دقيق وتكلفة البضائع المباعة. وفي أي وقت، يمكنك معرفة عدد مكوناتك، وأوامر الشراء الحالية، ومقدار الأموال التي أنفقت في شراء المكونات.
عندما تدمج وظيفة المحاسبة مع نظام نقاط البيع في المطاعم، تأتمت العملية بالكامل. هذا يعني أنه سيكون لديك طريقة أسهل ومبسطة لحساب تكاليف عناصر قائمة الطعام، والحصول على رؤى حول العناصر الأكثر ربحية، ومراقبة هدر الطعام وتقسيمه.
يساهم التتبع الدقيق لمخزونك على تقليل هدر الطعام وسوء إدارة الميزانية وعدم رضا العملاء …
تسعير عناصر قائمة الطعام
تساهم المحاسبة في كشف مصاريفك وأموالك أين أنفقت وكيف ستنفق وغيرها… وهذا من شأنه أن يعطيك رؤية واضحة لكيفية تسعير عناصر قائمتك بحيث تحقق أرباح وعائدات لك، دون إرهاق العميل أي التوازن بين وضع سعر يناسب العميل ويحقق أرباحًا لمطعمك.
تتبّع نفقات مطعمك
عادة ما يوفر نظامك المحاسبي نوعين من المعلومات التي تعينك على تتبع نفقاتك بشكل أفضل. ويُظهر أنواع مدفوعاتك الدورية، مثل تحويل الضرائب. كما يظهر الأشياء التي تدفع مقابلها باستمرار طوال فترة عمل مطعمك.
يتضمن ذلك تكاليف الطعام وتكاليف المشروبات وتكاليف العمالة وعلاقتها بمبيعاتك. كل عنصر من هذه العناصر مفيد ومهم في التحكم في مقدار الأموال التي تنفقها على مطعمك. عند تتبع هذه العناصر تمكّنك المحاسبة بالاحتفاظ بسجلات دقيقة لما يلي:
المبيعات
مقدار الإيرادات التي تجنيها على أساس يومي، بناءً على الخدمات والأطباق التي يقدمها مطعمك. وإذا كان لديك برنامج محاسبة جيد مدمج في نقاط البيع في مطعمك، فسيكون إنشاء تقارير المبيعات اليومية سهلاً ومباشرًا.
الطلبات
تُظهر المعلومات المحاسبية عدد الطلبات التي تلقّاها مطعمك وعدد الطلبات التي أوفيت بها. بصرف النظر عن المبيعات التي أجريت، فأنت بحاجة أيضًا إلى معرفة مدى جودة مطعمك في تلبية احتياجات عملائك.
كشوف الرواتب
تسمح لك المحاسبة بتتبّع الرواتب التي تدفعها لموظفيك، سواءً الموظفين بدوام كامل أو دوام جزئي، أو حتى المسوقين والمستقلين الذين عملوا معك لفترات مؤقتة عند الحاجة إليهم…
قيمة المخزون
لا تتعلق قيمة المخزون فقط بالعد المادي أو اليدوي لمخزونك. بل يتعلق الأمر أيضًا بمقدار الإيرادات التي يمكنك تحقيقها من المخزون وكيفية الاستفادة منه…
تقييم أداء مطعمك
تسمح لك المحاسبة بتقييم أداء مطعمك من كل الجوانب، وهذا من شأنه أن يوضح لك الأماكن التي تحتاج إلى تصرف فوري لمعالجة المشكلة وتحسين الأداء. كما تسمح لك بمقارنة أداءك مع منافسيك ومعالجة نقاط الخلل لديك.
توافق مطعمك مع كل ما هو مطلوب
هل سبق وسمعت بأحدهم وقد خسر مطعمه مبالغ خيالية بين عشية وضحاها نتيجة خطأ مالي قاتل؟ يحدث ذلك كثيرًا حين لا يكون هناك محاسب يهتم بشؤون المالية والمتطلبات القانونية مثل: ضريبة المبيعات وضريبة القيمة المضافة، وضريبة الدخل…
وجود محاسب حاذق يمكّنك من إدارة ومراقبة التدفق النقدي لضمان توجيه الأموال داخل عملك إلى القنوات الصحيحة.
خلاصة القول أنك بحاجة إلى محاسب ليوضح خريطتك المالية، وإلى أين تتجه أعمالك وما المطلوب منك فعله في كل زاوية من رحلتك.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
حقوق الصورة البارزة: Photo by Scott Graham on Unsplash
